Checklista för evenemang

Checklista för evenemang (mindre evenemang)

Gäller för ”mindre” evenemang, i egna lokaler.

Alla checklistor

Utse en ansvarig för evenemanget/samordnare:

Den personen ser till så att även delegerade uppgifter blir gjorda. De uppgifter som ingår i var och ens befattning kan vara underförstådda. Om den personen inte kan göra uppgiften av någon anledning, behöver den personen se till så att någon annan gör det, i samråd med ansvarig för evenemanget/samordnare.

Planera upplägg/innehåll/tid/plats/underlag och rollfördelning:

  • Vad ska seminariet/utbildningen/workshopen/mötet handla om? Syfte, förväntat resultat?
  • Till vem riktar det sig?
  • Vem/vilka ska tala?
  • Bjud in ev. utomstående talare?: Arvode, present, ersättning för resekostnader? Underlag till talare (innehåll, tid, ev. utrymme för tolkning).
  • Ska någon utomstående uppdras att t ex dokumentera?
  • Observera tillgänglighet i alla led, inkl. inbjudningar.
  • Boka ev. tolkning/andra utomstående? (Se nedan om beställning).
  • Spika datum och lokal alt. digitalt möte.
  • Vid digitala möten, tänk in t ex textning/inspelning/mer? (Se separat checklista för webbinarier).
  • Boka konferensrum (Se extra checklista för större evenemang).
  • Meddela/uppdra åt kanslichef att ordna med ekonomin/ och ev. inköp av present.
  • Medverkande från teamet/ILI. Fördela ansvarsområden/roller (inför, under och efter).

Inbjudningar/information till deltagare:

  • Se separat kommunikationsplan för detaljer, t ex om Arvsfondens eller andra finansiärers logotyper, ILI:s och projektets logotyper, vilken info. som behöver framgå (tid, plats, innehåll, medverkande, bjuds på mat/fika, allergier?, tillgänglighet/särskilda behov, vägbeskrivning/transport, vilken info. som behövs från deltagarna/behov och OSA. Mer?)
  • Publicera Notiser på hemsida och sociala media (kommunikatör).
  • Ev. nyhetsartikel inför (kommunikatör).
  • Separata/extra inbjudningar per mail och/eller telefon? Oftast räcker det inte med allmänna utskick, kolla personligen med vissa (rådgivare, andra?)
  • Behövs påminnelser skickas? (kommunikatör/rådgivare, andra?)
  • Registrering av föranmälda, särskilda behov, allergier, tillgänglighetsanpassningar, tolkning?

Tillgänglighetsanpassningar/hjälpmedel/teknik/tolkning:

  • Bevaka svar från anmälningar om behov.
  • Beställ teckenspråkstolkning, tolkning mellan olika språk m.m. (Se leverantörslista på Google drive för bokning och kundnummer).
  • Meddela kanslichef vad som beställts/ska betalas mot faktura.

Praktiskt – dagen innan:

  • Kolla att tekniken fungerar i konferensrummet: ljudslinga, mikrofoner, PP till storbildskärm, mer?
  • Köp mat/fika/tillbehör: Själva maten/fikabrödet, kaffe, te, dryck, frukt, något sött, servetter, ev. vegetariskt/glutenfritt/laktosfritt? Tänk på att det ska finnas något för alla, även för de som av etiska, kulturella, religiösa skäl avstår från vissa livsmedel. Antingen be kanslichef att köpa/betala direkt, eller köp och begär om ersättning mot kvitto.
  • Samordnaren dubbelkollar att alla som ska vara på plats är det och fixar sina uppgifter.

Praktiskt – samma dag:

  • Möblera rummet.
  • Kolla att tekniken finns på plats och fungerar.
  • Ev. fler inköp utöver det som gjorts dagen innan.
  • Förbered koppar, glas, assietter, vattenkannor/annan dryck, koka kaffe i termosar, tevatten, tepåsar, servetter, uppläggningsfat, bestick inkl. serveringsbestick, material som ska läggas fram. Ställ fram i förväg det som går, resten strax innan.
  • Förbered ev. deltagarlista och en lista för att skriva upp sig för utskick av nyhetsbrev.
  • Ställ fram roll-ups och material på bokbord.
  • Var påläst på Beredskapsplan för krissituationer.

Själva evenemanget:

  • Någon tar emot vid dörren, visar tillrätta.
  • Någon tar emot i rummet, visar tillrätta, ev. mat/fika vid ankomst.
  • Ev. fotografering under mötet. Samtycke krävs.
  • Ev. inspelning under mötet. Samtycke krävs.
  • Ev. Någon går runt med mikrofon om inte mikrofoner finns på bordet eller tillräckligt ändå.
  • Någon tar anteckningar (från teamet eller uppdrag), inkl. notering om deltagare (obs. GDPR).
  • Tala tydligt och inkludera alla i samtalet.
  • Ev. börja med en presentationsrunda.
  • Var observant om det behövs paus.
  • Avsätt tid efteråt för ev. enskilda samtal med deltagare.
  • Var och en noterar ev. uppföljning från samtal med deltagare.
  • Ev. visa vägen/följa ut.
  • Se till så att inte en enda person lämnas ensam kvar för allt efterarbete: möblera tillbaka, plocka ihop disk, torka bord, ställ tillbaka roll-up och material, plocka in i diskmaskin och mat i kylskåpet (märks ILI), larma lokalen på kvällstid. Var vaksam i ansvarsfördelningen så att det inte alltid är samma person som gör allt det praktiska.

Uppföljning:

  • Ev. svar på frågor till deltagare.
  • Ev. utskick till deltagarna av presentationer från evenemanget.
  • Artikel till hemsida/sociala medier/nyhetsbrev (kommunikatör)
  • Anteckningar sparas enligt rutiner för dokumentation/rapportering till finansiär.
  • Foton sparas i arkiv (obs. GDPR).

Checklista för evenemang (större evenemang)

Gäller utöver checklistan för ”mindre” evenemang (se ovan) t ex vid bokning av konferenslokal utanför kontoret och för inbjudna gäster, resekostnader m.m.

Deltagande i MR-dagar/Almedalen/Järvaveckan m.fl.:

  • Om vi har en monter, se till så att den ser inbjudande ut. T ex material både liggande och stående, sätt upp info. om egna seminarier i montern, roll-ups (obs. flera stycken så att de kan stå både i monter, utanför dörren till seminarielokal, inne i seminarielokal). Notera Att följa upp från samtal med personer i montern/under hela evenemanget. Ha en lista för att skriva upp sig för utskick av nyhetsbrev och utskick av material i efterhand. Ta med en stor duk så att material och kläder/väskor kan gömmas under bordet, karamellskål, ev. pynt/växter/bjudgrejer. Skriv ”blädderex.” på en av varje skrift, så att inte alla tar slut.
  • Lärdom från tidigare MR-dagar: Det kan vara bättre med seminarium/presentationer på ”torg”/öppen yta än i stängda rum. Där passerar fler personer som kan stanna uppå och lyssna. Obs. var såklart ändå noggrann med tillgängligheten t ex teckenspråkstolkning, livetextning, syntolkning.
  • Bjud in till seminarier i olika kanaler och med påminnelser. Även personliga inbjudningar.
  • Var påläst på Beredskapsplan för krissituationer.

Bokning av konferenslokaler och ev. boenden:

  • Se noteringar internt med kommentarer om lokaler och boenden: vilka som är tillgängliga, varningar för icke-tillgängliga lokaler/boenden.
  • Konferenslokaler och boenden som inte är tillgängliga bör anmälas (Anmälningstjänsten → DO/byggnämnder).

Inbjudna gäster från utlandet:

  • Boka tåg- eller flygbiljetter (Ev. ombesörjs av personerna själva? Meddela i s f maxbelopp som ILI står för, om något alls). Välj miljövänliga alternativ i möjligaste mån och rimligt pris.
  • Reseförsäkring (privat eller kopplat till hur biljetten köps. Ev. ombesörjs av personerna själva?)
  • Köp besöksförsäkring för vistelsen i Sverige (kanslichef ombesörjer detta – ansvarig för evenemanget meddelar de uppgifter som behövs).
  • Boka boende/hotell (Se ovan om tillgängliga boenden).
  • Traktamente (meddela i förväg om ILI ska stå för det eller om det bekostas av deras arbetsgivare/dem själva. Traktamente betalas ut i efterhand av kanslichef – ansvarig för evenemanget meddelar de uppgifter som behövs).
  • Transporter (meddela i förväg vad ILI ska stå för, eller ej: Transport i ursprungsland, transport vid ankomst till Sverige, SL-kort, andra transportmedel? Säkerställ tillgänglighet).
  • Boka ev. ledsagning, tolkning, tillgänglighet från ankomst till avresa.
  • Ordna program/schema/ansvarsfördelning från ankomst till avresa (se checklista för mindre evenemang).
  • Ordna ev. social sammankomst/middag som avslutning.
  • Checka att personerna kommit hem ok och ordna med ev. uppföljning från besöket.