Du kan använda checklistan för genomförandet av evenemang i Independent Living Institute (ILI) även för genomförande av temadagar. Checklistan för ILI evenemang hittar du här:
Checklista för evenemang
Tema
Eftersom temadagar ska handla om teman och sakfrågor som målgruppen vill lära sig mera om, behöver du börja med att söka kontakt med målgruppen och ta reda på vilka teman de är intresserade av och vilka sakfrågor de skulle vilja ha mera information om.
- Ta fram en plan för att komma i kontakt med målgruppen. Beroende på förutsättningarna och möjlig ambitionsnivå kan planen se olika ut. Kanske har du redan en grupp personer från målgruppen som du har löpande kontakt med. I så fall är det ganska enkelt att söka upp samma grupp igen. Du kan också söka kontakt med målgruppen med hjälp av några av dina samarbetspartners som har etablerat sådana kontakter. Det kan också handla om att genomföra en kampanj i exempelvis social media för att söka upp personer från målgruppen.
- Tänk på att din plan för uppsökande verksamhet måste bygga på metoder som är tillgängliga för migranter med funktionsnedsättning. Det kan handla om att du behöver ge ut information i olika språk och i olika kommunikationsformer som fungerar för personer med olika slags funktionsnedsättningar.
- Tänk på att den uppsökande verksamheten som du genomför ska sträva efter att leda till kontakt med en grupp personer som i verkligheten representerar den mångfalden av olika identitet och bakgrund som i övrigt finns bland målgruppen i den mån som det är möjligt. Ju mer personer du har kontakt med representerar mångfalden inom målgruppen desto starkare är det intersektionella perspektivet i ditt arbete med temadagen. Detta innebär att din planering behöver vara i största möjliga mån flexibel så att delar av målgruppen inte utesluts på grund av bristande tillgänglighet. Det kan också handla om att medvetet söka kontakt med olika grupper inom målgruppen och aktivt organisera kontakten så att så många olika personliga perspektiv som möjligt blir representerade.
- Ta fram en plan för att samla in erfarenheterna och åsikterna från personerna som du har fått kontakt med så att du kan ta reda på vilka teman och sakfrågor de är intresserade av.
- Tänk på att din plan för insamling av synpunkter från målgruppen måste bygga på metoder som är tillgängliga för migranter med funktionsnedsättning. Det kan handla om att du behöver kunna ordna med kommunikation i olika språk och i olika kommunikationsformer som fungerar för personer med olika slags funktionsnedsättningar.
- När du har fått fram synpunkterna från målgruppen, då behöver du hitta ett tema för temadagen som de flesta av de du har varit i kontakt med skulle vara intresserade av.
- Definiera vad din organisation kan erbjuda till målgruppen och deltagarna på temadagen utifrån deras samlade synpunkter gällande intressanta teman samt förutsättningarna för din organisation och dess övriga verksamhet. Att på ett tydligt sätt formulera vad som kan erbjudas till målgruppen och deltagare behövs för att de ska ha förväntningar gentemot din organisation som ni också kan uppfylla.
Temadag – genomförande
- Avsätt två ansvariga samordnare: En till att koordinera teamet och praktiska förberedelser och en till kommunikationen och tekniska förberedelser.
- Den ansvarige för att koordinera teamet och praktiska förberedelser ska ansvara för att koordinera teamet inom den egna organisationer så att samarbetet och arbetsgrupperna kring temadagen flyter på samt ordna med de olika praktiska saker kring temadagen som exempelvis att beställa tolk vid behov, dokumentera temadagen eller inköp för fika och tilltugg.
- Den ansvarige för kommunikation och tekniska förberedelser ska svara på mail och vara kontaktperson till eventuella medverkande samt deltagare med hjälp av olika slags kommunikationskanaler samt ordna med olika tekniska lösningar som används på temadagen som exempelvis Zoom eller projektor för att visa bilder.
- Förbered arbetsgrupper inom den egna organisationen för dokumentation, teknik, processledare/moderator, välkomnande kommittén, mat/tilltugg ansvariga.
- Kontakta temadagens föreläsare: Hur vill de lägga upp det?
- En punkt i diskussionen på temadagen ska handla om att beskriva din organisation och dess verksamhet inklusive en introduktion till projektet som finansierar temadagen. Under denna punkt kan du också beskriva vad som kan erbjudas till målgruppen och deltagare på temadagen utifrån förutsättningarna för din organisation och dess övriga verksamhet. Genom att på ett tydligt sätt beskriva din organisation, dess verksamhet samt vad som kan erbjudas av er ger du deltagarna en bra uppfattning av verksamheten som ligger bakom temadagen samt vad de kan förvänta sig gällande resultat och stöd på personliga nivån när de ska vara med på temadagen och knyta kontakt med er.
- Skapa inbjudan att skicka till alla i DRW/RTA kontaktlistan på t.ex. chimp mail.
- Se till att tekniken och mjukvara (som Zoom) är på gång och att det finns bra ljud.
- Se till att alla tekniska lösningar har fungerande tillgänglighetsanpassningar utifrån tillgänglighetsbehoven hos deltagare och medverkande.
- För en deltagarlista som välkomnande kommittén ansvarar för.
- Skapa inlägg på sociala media på olika språk med bilder och kontaktuppgifter.
- Sprid en påminnelse en eller några dagar innan temadagen genom de olika kommunikationskanalerna.
- Några dagar innan temadagen be föreläsare att skicka till dig material som de har tänkt att visa eller dela ut på temadagen.
- Ordna eventuella tillgänglighetsanpassningar och andra åtgärder som behövs för att alla deltagare och medverkande ska kunna ta till sig allt material som ska visas eller delas ut på temadagen. Det kan handla om att översätta material till olika språk eller duplicera det i olika format som exempelvis lättläst, audio eller punktskrift.
- Kom ihåg att all material som visas eller delas ut på temadagen ska visas eller skrivas ut med logotyper av projektet som finansierar temadagen, projektets finansiär som exempelvis Allmänna Arvsfonden samt organisationen och eventuella samarbetspartners som arrangerar temadagen.
- Om din kontakt med deltagare innebär att du för någon anledning behöver hantera deras personliga uppgifter, då behöver du tillförsäkra en god efterlevnad av principen om sekretess och regler kring GDPR. Det är viktigt att personliga uppgifter inte sparas eller sprids utan ett tydligt formulerat ändamål och berörda personens informerade samtycke. Se till att bara hantera personliga uppgifter som du verkligen behöver så att du har ett tydligt begränsat och väl strukturerat arbete med sekretessbelagda uppgifter. Glöm inte att avsluta med att radera sekretessbelagda uppgifter som du inte längre behöver.
- Skapa och skriv ut DRW/RTA PR material för att dela ut på temadagen.
- Alla medverkande från DRW/RTA teamet ska ha sina visitkort för att dela ut vid behov.
- Fixa med inredningen ( vid behov möblera om) i rummet inför temadagen.
- Fixa med eventuell fika och snacks som ska bjudas på under temadagen.
Utvärdering och uppföljning
Genomtänkt planering och genomförande av temadagen är naturligtvis väldigt viktigt. Samtidigt är det helt avgörande att du inte glömmer att knyta säcken med att utvärdera och följa upp arbetet. Utvärdering behövs för att du och alla som varit med i arbetet med temadagen ska kunna dra lärdomar från erfarenheten med temadagen för att i framtiden utveckla metodiken. Uppföljning är viktigt för att färdigställa alla spår för samtal och samarbete som påbörjas på temadagen.
- Planera för att personer som har varit med på temadagen kan utvärdera evenemanget och ge dig feedback på det. Det kan planeras på många olika sätt beroende på vad som fungerar smidigast just i sammanhanget. Du kan planera en diskussion för utvärdering med deltagarna innan temadagen är slut. Du kan också ta fram en utvärderingsformulär som deltagarna kan fylla i och ge dig.
- Planera ett uppföljningsmöte efter temadagen för alla som har varit med i att genomföra temadagen. På mötet kan ni utvärdera arbetet med genomförandet av temadagen, dess resultat samt lärdomar som kan tas med till nästa gång.
- Planera för att kunna följa upp alla samtal och initiativ för kontakt som påbörjats på temadagen. Det kan innebära att du skickar material med olika slags information som presenterats på temadagen och som deltagarna kanske vill använda även i framtiden. Det kan också innebära att fortsätta kontakten och samtal med några personer som har visat intresse för din organisation och den övriga verksamheten ni har.